Aunque su portada puede despistar, “Organízate con eficacia” es la versión en español de “Getting Things Done”, el libro que dio a conocer el método GTD para gestionar y organizar tareas y proyectos de forma eficaz.

La principal idea del libro es que capturar todas nuestras tareas, organizarlas en listas y tomar decisiones claras sobre cómo abordarlas, liberamos nuestra mente de la carga de recordar y retener tareas pendientes, con lo que podemos enfocarnos en ser productivos y creativos, además de disfrutar de una mayor tranquilidad mental.

Ahora hay muchos libros que proponen un abordaje similar de las tareas, como «Build a Second Brain» de Tiago Forte (ver en Amazon), pero este fue el libro que lo empezó todo y sigue siendo, en muchos sentidos, uno de los mejores libros de productividad.

Su autor, David Allen, es consultor de productividad reconocido a nivel internacional y experto en gestión del tiempo. Tras desarrollar el método GTD, Allen ha trabajado con numerosas organizaciones y ha publicado otros muchos libros de productividad como «Ready for Anything» y «Making It All Work» (ambos disponibles en Amazon).

¿Quién debería leer “Organízate con eficacia”?

«Organízate con eficacia» es un libro práctico para cualquier persona que busque mejorar su productividad y organización personal o profesional, desde ejecutivos hasta estudiantes, emprendedores o cualquier persona que se sienta abrumada por la cantidad de tareas y proyectos que se le acumulan. El autor proporciona un marco claro y práctico para abordar el trabajo de manera más efectiva y reducir el estrés asociado con la gestión de múltiples responsabilidades.

Breve resumen del libro “Organízate con eficacia”

El libro se divide en tres partes principales, que empiezan por los conceptos fundamentales, para luego pasar a la explicación del sistema y finalmente su aplicación, donde se explica cómo priorizar, delegar o eliminar tareas, además de estrategias y técnicas concretas para implementar el método GTD eficazmente.

Como decía, en la primera parte, Allen presenta los conceptos fundamentales del método GTD. Explica la importancia de capturar todas las tareas y compromisos en un sistema confiable externo a nuestra mente, y cómo hacerlo a través de la recolección de información. También aborda la necesidad de aclarar lo que cada tarea implica, definiendo la siguiente acción requerida y estableciendo recordatorios adecuados.

La segunda parte se centra en cómo organizar y estructurar la información capturada en un sistema de referencia confiable. Allen proporciona pautas para la creación de listas y categorías, y la importancia de mantener un inventario de proyectos y acciones próximas, mediante una adaptación particular de la Matriz de Eisenhower. También se explora el proceso de revisión y actualización periódica del sistema para mantenerlo actualizado y relevante.

Para mí esta es la parte clave del libro y donde hay que estar más atento para entender los principios del sistema en sí, para luego poderlos adaptar a tus necesidades particulares, ya que los ejemplos que Allen pone puede que no se ajusten a tu situación.

En la tercera parte, se presentan estrategias y técnicas para tomar decisiones claras sobre qué hacer en cualquier momento dado y Allen discute la importancia de evaluar las tareas en función de su contexto y prioridad, además de cómo delegar, posponer o eliminar tareas para mantener el flujo de trabajo eficiente y efectivo.