La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que se utiliza para priorizar tareas y actividades según su importancia y urgencia. Fue desarrollada por el presidente Dwight D. Eisenhower, quien la utilizó para tomar decisiones importantes durante su mandato.
La mayoría de sistemas de productividad, como el método GTD (Get Things Done) aplican la matriz Eisenhower, aunque varíen en los criterios sobre qué se considera importante o urgente, por lo que es fundamental entender qué es la matriz de Eisenhower, cómo funciona y cómo aplicarla.
Para qué sirve la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta útil para identificar rápidamente cómo proceder y en qué orden debes ejecutar tus tareas para asegurarte de que estás dedicando tu tiempo y recursos a las tareas adecuadas.
En qué consiste la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una tabla de cuatro cuadrantes que se utiliza para clasificar las tareas según su importancia y urgencia. Los cuadrantes se dividen de la siguiente manera:
- Importante y urgente: Tareas que deben realizarse de inmediato y que tienen un impacto significativo en tus objetivos a largo plazo.
- Importante pero no urgente: Tareas que son importantes pero que no requieren acción inmediata. Estas tareas deben programarse para realizarlas en el futuro.
- Urgente pero no importante: Tareas que son urgentes pero que no tienen un impacto significativo en tus objetivos a largo plazo. Estas tareas deben delegarse a otra persona si es posible.
- Ni importante ni urgente: Tareas que no son importantes ni urgentes. Estas tareas deben eliminarse o posponerse indefinidamente.
Cómo se utiliza la matriz Eisenhower
Para utilizar la matriz de Eisenhower correctamente, sigue estos pasos:
1. Haz una lista de todas las tareas que necesitas hacer
En este momento, no te preocupes por el orden o su importancia, solo anótalas. El objetivo es tenerlas todas en un mismo lugar. Puedes hacerlo offline, con papeles y post-its, pero también una app de listas de tareas o tablero kanban, como Trello.
Personalmente, me gusta hacer estas listas en Any.do o Notion, porque ambas permiten hacer listas de tareas que puedes y luego se pueden visualizar como tablero Kanban.
Al final del artículo también te dejo varias plantillas que puedes descargar gratuitamente.
2. Clasifica cada tarea según su importancia y urgencia
Antes de usar la matriz vamos a asignar a cada tarea la etiqueta “importante”, “urgente”, ambas o ninguna. La importancia se refiere a cuán significativa es la tarea para tus objetivos a largo plazo. La urgencia, por su lado, se refiere a cuán pronto se debe realizar la tarea.
3. Coloca cada tarea en el cuadrante correspondiente de la matriz
Una vez que hayas definido la importancia y urgencia de tus tareas, puedes clasificar la tarea en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower:
- Importante y urgente: Tareas que deben realizarse de inmediato y que tienen un impacto significativo en tus objetivos a largo plazo. Dedica la mayor parte de tu tiempo y energía a estas tareas.
- Importante pero no urgente: Tareas que son importantes pero que no requieren acción inmediata. Estas tareas deben agendarse para garantizar que se realizan en el futuro.
- Urgente pero no importante: Tareas que son urgentes pero que no tienen un impacto significativo en tus objetivos a largo plazo. Estas tareas deben delegarse a otra persona si es posible.
- Ni importante ni urgente: Puedes eliminar o posponer estas tareas indefinidamente. Algunas apps, como Things, tienen una carpeta para estas tareas llamada “Algún día”.
4. En qué orden proceder, dentro de cada cuadrante
Una vez que ya tienes definidas y clasificadas todas las tareas, puede que te quede una última duda. Dentro de cada sección, si tengo dos tareas relativamente similares, ¿por cuál tarea empiezo?
Muchos expertos en productividad recomiendan empezar por la tarea más dura o pesada primero, «eat fish first» (come el pesacado primero) suelen decir, con el argumento de que las tareas más difíciles o desagradables suelen ser las más importantes.
De esta forma se puede evitar la procrastinación y la ansiedad que a menudo se asocian con ellas y dejamos las tareas más fáciles y agradables para cuando ya no tenemos tanta energía.
Como regla general, estoy de acuerdo, sin embargo, esta estrategia no siempre es aplicable. En algunos casos, puede ser más efectivo abordar tareas más fáciles primero para crear impulso y motivación.
También es importante tener en cuenta el valor que aporta una tearea y los plazos, antes de decidir qué tareas abordar primero. A continuación te dejo unos cuantos criterios que puedes tener en cuenta:
Cómo evaluar la importancia de una tarea
- Análisis de costo-beneficio: Esta técnica implica evaluar los costos y beneficios de una tarea. Si los beneficios superan los costos, la tarea se considera importante. Si los costos superan los beneficios, la tarea se considera menos importante.
- Análisis de impacto: Esta técnica implica evaluar el impacto de una tarea en los objetivos a largo plazo. Si la tarea contribuye significativamente a los objetivos a largo plazo, se considera importante.
- Análisis de valor agregado: Esta técnica implica evaluar el valor que una tarea agrega al resultado final. Si la tarea agrega un valor significativo al resultado final, se considera importante.
Cómo evaluar la urgencia de una tarea
- Plazos: Si una tarea tiene un plazo inminente, se considera urgente.
- Consecuencias: Si no completar una tarea a tiempo tendrá consecuencias negativas significativas, se considera urgente.
- Oportunidades: Si completar una tarea a tiempo permitirá aprovechar una oportunidad única, se considera urgente.
3 Ejemplos de aplicación de la matriz de Eisenhower
Aquí van tres ejemplos de cómo se puede utilizar la matriz de Eisenhower en el día a día de 3 personas con responsabilidades diferentes:
1. Cómo un estudiante universitario puede usar la matriz de Eisenhower
Un estudiante universitario puede utilizar la matriz de Eisenhower para priorizar sus tareas académicas.
Entre las tareas importantes y urgentes podría incluir estudiar para un examen importante o completar una tarea que se debe entregar al día siguiente.
Por otro lado, en las tareas importantes, pero no urgentes, podría estar la investigación para un proyecto a largo plazo o la preparación para un examen que se realizará en varias semanas.
Dentro de las tareas urgentes, pero no importantes, podría haber tareas como atender algunos correos electrónicos del centro de estudios.
Y dentro de las tareas ni importantes ni urgentes podría estar el navegar por las redes sociales de sus amigos o ir al gimnasio.
2. Cómo un emprendedor puede usar la matriz de Eisenhower
Un emprendedor puede aplicar la matriz de Eisenhower para priorizar sus tareas empresariales.
Las tareas importantes y urgentes podrían incluir responder a un cliente importante del que dependen gran parte de los ingresos de su negocio o pagar los impuestos a tiempo para no recibir una penalización económica.
Entre las tareas importantes, pero no urgentes, podría incluirse la planificación de una estrategia de marketing a largo plazo o la investigación de nuevos productos o servicios.
En las tareas urgentes, pero no importantes, podría colocar la organización de próximas reuniones o la gestión de tareas administrativas.
Para concluir, entre tareas ni importantes ni urgentes podría estar el echar un vistazo a las noticias o las redes sociales personales.
3. Cómo un trabajador de oficina puede usar la matriz de Eisenhower
Un trabajador de oficina puede hacer uso de la matriz de Eisenhower para priorizar sus tareas diarias.
Entre las tareas importantes y urgentes podría poner la finalización de un informe importante que su jefe está esperando o la solución de un problema técnico que está afectando al equipo.
Las tareas importantes, pero no urgentes, podrían incluir la planificación de un proyecto a largo plazo o la investigación de nuevas herramientas o tecnologías.
Por otro lado, en las tareas urgentes pero no importantes podría estar la organización de reuniones o la gestión de tareas administrativas.
Finalmente, entre las tareas ni importantes ni urgentes podría estar el organizar algunas carpetas que se ven desorganizadas.
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