El Método Ivy Lee: Una técnica de productividad sencilla y efectiva
El Método Ivy Lee es una estrategia simple pero efectiva que puede ayudarte a aumentar tu productividad y lograr tus metas de manera más eficiente. Desarrollado a principios del S.XX por Ivy Lee, un reconocido consultor de negocios, este método se ha convertido en una herramienta popular para mejorar la organización y la eficacia personal y laboral.
Se trata de una de las técnicas de priorización y ejecución de tareas más sencillas de entender e implementar. Debido a ello, es ideal para personas que solo busquen una forma fácil de mejorar su productividad individual, sin demasiadas complicaciones. Si bien puede parecer demasiado sencillo para algunos profesionales, es ahí precisamente donde radica su fuerza, como veremos a continuación.
Quién fue Ivy Lee: el origen del método
Ivy Lee fue un pionero en el campo de las relaciones públicas y la consultoría empresarial. Nacido en 1877, Lee se convirtió en uno de los primeros consultores en ofrecer asesoramiento estratégico a numerosas empresas y líderes empresariales prominentes de su época.
De acuerdo con diversas obras que lo mencionan12, Ivy Lee dio a conocer su técnica de priorización a inicios del S.XX (los historiadores discrepan si fue en 1905 o 1918) cuando el multimillonario Charles M. Schwab le pidió ayuda para mejorar la eficacia individual de los empleados de su empresa acerera, la Bethlehem Steel Corporation.
Lee no quiso cobrar por su asesoramiento, pero su metodología fue tan efectiva, que a los pocos meses Schwab le mandó un cheque por $25.000, lo que ahora equivaldría a casi $500.000 americanos actuales. Cabe decir que la compañía se convirtió en la segunda mayor productora de acero en los Estados Unidos y en una de las más importantes a nivel mundial.
En qué consiste el Método Ivy Lee, paso a paso
El Método Ivy Lee propone planificar y enfocarnos en 6 tareas importantes cada día, para obtener resultados significativos y evitar sentirnos abrumados o perdidos. Seguir los pasos de este método te permitirá enfocarte en las tareas más importantes, eliminar distracciones y alcanzar tus metas de manera más eficiente.
1. Anota tus tareas
Al final de cada jornada laboral, escribe una lista con las 6 tareas más importantes que debes realizar al día siguiente. Tienen que ser actividades que te acerquen más a tus objetivos y que realmente impacten tu trabajo de manera relevante.
2. Prioriza tus tareas
Ordena las tareas en función de su importancia. Identifica cuál de ellas es la más crucial y colócala en primer lugar. Continúa con las demás en orden descendente de importancia. Ordenar tus tareas en función de su importancia, te asegura que la tarea más crucial se complete primero. Esto ayuda a maximizar la productividad y garantizar que se dedique tiempo y energía a las actividades más significativas.
«Las personas que saben concentrarse consiguen hacer las cosas. La gente que sabe priorizar, consigue hacer las cosas bien»
John Maeda
3. Enfócate en una tarea a la vez
Concéntrate en la primera tarea de la lista y trabaja en ella hasta que la hayas completado por completo. Evita la tentación de saltar de una tarea a otra antes de terminar la anterior. Es recomendable tomar descansos entre tareas e incluso pequeños descansos periódicos de para no quemarte. Puedes seguir el método Pomodoro o establecer un sistema propio de descansos de 5 a 15 minutos.
Anticípate a los imprevistos apagando las notificaciones de tu teléfono, cerrando las pestañas innecesarias en tu navegador y creando un entorno de trabajo tranquilo. Se avanza mucho más trabajo cuando uno se centra en una sola tarea, sin distracciones, como recominendan libros como Céntrate (Deep Work) o Digital Minimalism.
4. Evalúa tus avances
Al finalizar el día, evalúa tu progreso y anota las tareas no completadas. Las tareas pendientes se convertirán en las primeras tareas de tu lista de 6 tareas para día siguiente.
5. Repite el proceso
Repite los pasos de esta lista cada día de trabajo.
¿Por qué funciona el método Ivy Lee?
Esta metodología se basa en la priorización, la simplificación y la constancia, dado que todos tenemos un límite de tiempo y energía física y mental. Todo lo contrario de lo que propone el «multitasking».
Es un método sencillo
La simplicidad en la organización, planificación y ejecución de tareas que propone el método Ivy Lee, te permite concentrar tu energía en la ejecución de dichas tareas. A veces, la complejidad de los sistemas productivos nos hace perder más tiempo en la gestión de tareas que en ejecutarlas.
Por ejemplo, en una ocasión tuve que diseñar un sistema de producción de contenidos para una de las agencias para las que trabajé. Diseñé varios sistemas hipotéticos, con base en los recursos con los que contaba.
Pronto me di cuenta de que cuanto más sencillo y menos pasos implicaba el sistema de producción, más eficaz se volvía. Cuando sugerí mi sistema, los directivos lo encontraron demasiado simple, pero me dieron la oportunidad de probarlo. Como resultado, la productividad del equipo aumentó un 30% en apenas un par de semanas y el estrés de los miembros se redujo drásticamente.
Establece un sistema de prioridades claro
Otra clave del método Ivy Lee es te obliga a establecer una única lista de prioridades. En la actualidad, los trabajos son más complejos y pueden estar divididos en múltiples áreas, con diferentes criterios de priorización.
Sin embargo, el método Ivy Lee te obliga a reflexionar, en términos absolutos, sobre qué valor tiene cada tarea en relación con tus objetivos y establecer un orden de prioridad. Se podría hacer un paralelismo con la Regla 5/25 de Warren Buffet, que dice que de tus 25 principales metas, te centres en las 5 más relevantes, basándote en su importancia y urgencia.
«La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino programar tus prioridades»
Stephen Covey
Cierto es que a veces puede ser difícil priorizar entre tareas que tienen naturalezas muy diferentes. Por ejemplo, a mí, a veces me cuesta priorizar entre bajarme a hacer ejercicio al gimnasio o quedarme trabajando una hora más para acabar la tarea que tengo entre manos.
Sin embargo, si aplicase el método Ivy Lee, me quedaría claro que primero debería acabar la tarea que tengo entre manos (una de las 6 prioritarias de hoy) y que hacer ejercicio pasaría a ser la primera prioridad del día siguiente. Como ves, el método Ivy Lee, simplifica la toma de decisiones y reduce el estrés y la frustración en este tipo de situaciones.
Facilita ponerse en acción
Al planificar las tareas diarias el día previo, el método Ivy Lee elimina la toma de decisiones en el propio día, facilitando que te pongas a trabajar nada más empezar tu jornada laboral. Tener el día previamente estructurado reduce el estrés de tener que tomar decisiones inmediatas, facilita levantarse de la cama sin esfuerzo y te mantiene centrados y motivado, como confirman varios estudios científicos3.
En mi caso, por ejemplo, suelo planificar toda mi semana y la de mi equipo con anticipación, pero realizo ajustes diarios de acuerdo con el método Ivy Lee.
Evita la multitarea
La multitarea o multitasking es una o de las tendencias que más daño ha hecho por la capacidad de concentración, la productividad y la eficacia. Varios estudios médicos han confirmado que “distribuir el esfuerzo entre múltiples tareas puede perjudicar las capacidades cognitivas debido al uso excesivo de recursos”4.
Sin embargo, al establecer que no pases a la siguiente tarea sin acabar la anterior, evitando todo tipo de distracciones, el método Ivy Lee garantiza que pongas el 100% de tus esfuerzos y atención en una sola tarea.
Obviamente, mantenerse centrado requiere un esfuerzo extra en los tiempos que corren, debido a la cantidad de interrupciones que nos asaltan en el lugar de trabajo (notificaciones, mensajes, llamadas, alarmas, etc.), pero nada que no se pueda manejar con un poco de orden y estructura.
En definitiva, el método Ivy Lee es tan simple y, a la vez, tan eficaz, que te hace reflexionar sobre la inecesaria complejidad de muchos sistemas de productividad.
- Scott M. Cutlip «The Unseen Power: Public Relations: A History» ↩︎
- Alec Mackenzie, Pat Nickerson. «The Time Trap» ↩︎
- Heintzelman, S. J., & King, L. A. (2019). Routines and Meaning in Life. Personality & social psychology bulletin, 45(5), 688–699. ↩︎
- Howard, Z. L., Evans, N. J., Innes, R. J., Brown, S. D., & Eidels, A. (2020). How is multi-tasking different from increased difficulty?. Psychonomic bulletin & review, 27(5), 937–951. ↩︎
